ASSEMBLEIAS VIRTUAIS
No Poder Judiciário já é realidade o processo virtual, onde inclusive é possível a distribuição e o protocolo de ações via Internet.
A realização de assembleias virtuais em condomínios só será possível quando os Cartórios estiverem operando através da Internet, ocasião em que as atas das assembleias e as assinaturas puderem ser enviadas para registro da mesma forma que as petições nos Fóruns.
Antes que isso aconteça, não dá para conceber a existência de assembleias plenamente virtuais.
Mas é possível nos adiantarmos, promovendo alterações nas convenções condominiais, uma vez que o artigo 1.334 do Código Civil, no seu inciso III, prevê que a convenção deve determinar “a competência das assembleias, forma de sua convocação e quórum exigido para as deliberações”.
Assim, sem excluir a possibilidade de realização das assembleias convencionais, pode-se incluir as assembleias virtuais, a forma de sua convocação através de e-mails e outros tipos de mensagens eletrônicas, como o WhatsApp, o Skype, o Facebook etc. E, também, a aceitação de assinaturas eletrônicas.
Não é um processo fácil, pois como é sabido, para alteração da convenção é necessário o voto de dois terços dos condôminos. Nos condomínios com menos unidades, a possibilidade de se atingir esse quórum é maior. Nos que são constituídos de muitas unidades, às vezes se torna praticamente impossível.
Por outro lado, é necessário que todos os condôminos utilizem a Internet, o que ainda hoje não é comum, pois, apesar do avanço da informática, da maior facilidade de aquisição de computadores e similares, como tablets e celulares, cujos preços ficam cada vez mais acessíveis, ainda muitas pessoas não têm ou não sabem lidar com eles. Principalmente as de idade mais avançada.
Nota-se isso nas reuniões de condomínios, pela leitura da lista de presença, na qual é costume colocar espaço para e-mail, ao lado dos campos para nome, número da unidade e assinatura. Muitos deixam em branco.
Por incrível que pareça, também há condomínios que pedem para não ter acesso ao site das administradoras, onde conseguem acompanhar a movimentação diária, obter atas, convenção e especificação, regimento interno, segunda via de boletos, etc., por medida de economia, ou seja, para não pagarem valores irrisórios, cobrados para a manutenção das informações pela Internet.
Há ainda outros problemas a serem enfrentados, como a eleição de presidente da assembleia, a escolha de secretário, o quórum para a primeira e a segunda convocação etc.
Quanto à exigência de duas convocações, constantes dos artigos 1.351 a 1.353 do Código Civil, diga-se de passagem, deveria ser abolida, para simplificar, pois raras vezes as assembleias são realizadas em primeira convocação, por falta de quórum. As pessoas sempre chegam para a segunda convocação. Assim, deveria haver uma única convocação. É até um aspecto cultural, pois quando se marca um encontro entre 8 horas e 8 e meia, significa marcar às 8 e meia. Todos chegam às oito e meia.
Ou seja, a forma de realização de assembleias terá que ser totalmente adaptada aos tempos atuais.
Espera-se que em futuro bem próximo as assembleias virtuais sejam realidade, pois da forma que são realizadas atualmente, existem muitos problemas, como a falta de objetividade, discussões acaloradas que nada tem a ver com a Ordem do Dia, desavenças, muitas pessoas falando ao mesmo tempo, condôminos que comparecem somente para impedir a tomada de decisões e por aí afora.
É por estas razões que o número de participantes é muito pequeno, porque muitos que vão a uma assembleia pela primeira vez, prometem nunca mais participar de nenhuma outra.
Se perguntarmos quem gosta de participar de assembleia, provavelmente não encontraremos ninguém que levante a mão.
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SUGESTÕES PARA ABREVIAR A DURAÇÃO DAS ASSEMBLEIAS DE CONDOMÍNIO
O art. 1.334 do Código Civil determina que a convenção condominial, dentre outras disposições, deve conter “a competência das assembleias, forma de sua convocação e quórum exigido para as deliberações”.
As assembleias se constituem no órgão mais importante da administração do condomínio.
É preciso realizá-las ao menos uma vez ao ano e sempre que houver necessidade, o que ocorre em média de duas a quatro vezes ao ano.
Quem gosta de assembleia?
É muito difícil encontrar alguém que diga com sinceridade que adora participar de assembleia de condomínio.
Prova de que elas não são atrativas, é o reduzido número de condôminos que delas participa.
Em geral falta objetividade, as pessoas conversam entre si, discutem, falam todas ao mesmo tempo, até mesmo brigam, ou então passam a falar sobre coisas que nada tem a ver com o que está sendo tratado. Seguir a pauta constante da “ordem do dia” é um verdadeiro desafio.
Dessa forma, as assembleias se alongam até tarde, os participantes se cansam e vão se retirando pouco a pouco, com o firme propósito de não participar da próxima.
É claro que há exceções. Mas são exceções.
Para minimizar o desgaste e a falta de interesse, algumas empresas criaram programas para realização de assembleias virtuais. Mas há inúmeras dificuldades a serem transpostas e mesmo os condomínios que adotaram essa forma de assembleia reconhecem que, dependendo do assunto, não dá para tratar virtualmente, havendo necessidade de assembleia com presença física.
Assim, o grande desafio é: como fazer uma assembleia ser realizada em no máximo uma hora e meia, em que os assuntos sejam realmente decididos, num clima agradável e construtivo.
Algumas sugestões:
– PAUTA CURTA – nunca convocar assembleia com pauta extensa. É melhor realizar mais assembleias durante o ano com no máximo três itens, do que uma anual com nove ou dez itens. Elas serão mais rápidas, não cansarão, e propiciarão maior objetividade e melhores resultados.
– NÃO INCLUIR ASSUNTOS GERAIS – se possível. O que as pessoas vão pedir ou queixar-se, ou dar ideias, poderão muito bem fazê-lo pessoalmente, ou através de e-mail ou telefonema. Mesmo porque em “assuntos gerais” não é permitida a tomada de decisões mais importantes, como rateios ou obras, que necessitam estar previstos expressamente na ordem do dia. Este item é colocado por último e no final, quando todos estão cansados, com sono ou com fome. Aí alguém pede a palavra e reclama do hall do andar que está sujo, de um vaso cuja planta está morrendo, do porteiro noturno que dorme (o que não é nenhuma novidade), do funcionário que não ajuda a carregar os pacotes do supermercado ou não abre a porta quando alguém chega carregado. Porque esperar uma assembleia para fazer esse tipo de reclamação? Porque não enviar um e-mail para a administradora ou para o síndico quando o problema surge?
– “RATIFICAÇÃO DOS TERMOS DA ATA DA ASSEMBLEIA ANTERIOR” ou “LEITURA DA ATA DA ASSEMBLEIA ANTERIOR” – É um bom exemplo. Alguns itens necessitam ser explicados com antecedência, talvez até através de circular, informando aos condôminos o que significam. Em muitas ocasiões os condôminos pensam ser possível rediscutir os assuntos da assembleia passada, quando na verdade é somente sobre a redação que se ratifica ou se faz algumas alterações, se porventura certo trecho não refletiu exatamente o que foi dito ou decidido ou algo foi omitido. Alguns insatisfeitos com as decisões da assembleia anterior aproveitam-se deste item para tentar alterá-las, o que não é possível nem deve ser permitido.
– “PREVISÃO ORÇAMENTÁRIA” – Recomenda-se que seja distribuída com antecedência de alguns dias da assembleia, assim os condôminos terão ocasião de ler detalhadamente e poderão decidir com maior propriedade, evitando perda de tempo. A previsão orçamentária apresentada nas assembleias, como o próprio nome diz, constitui-se num estudo das despesas futuras do condomínio, baseado nas havidas nos meses anteriores, para se ter ideia de quanto precisará ser rateado entre os condôminos nos meses seguintes. E, como toda previsão, o resultado a que se chega será sempre aproximado. O síndico e a administradora de condomínios encontram muita dificuldade em fazer com que os condôminos entendam o objetivo da previsão que é o de, somente, se chegar a um valor total do gasto mensal que, multiplicado pela porcentagem que as unidades ocupam no todo, constante da especificação de condomínio, resultará no valor da taxa condominial que cada apartamento ou casa terá que pagar. E esse resultado poderá implicar na manutenção do valor da taxa condominial ou no aumento, por exemplo, de 15%. Os condôminos poderão, com base na previsão orçamentária, aprovar o aumento de 15% ou então de 10% provisoriamente ou até mesmo (mais recomendável) dar poderes ao síndico para que aumente os restantes 5% independentemente de realização de outra assembleia, em caso de necessidade. O problema é que muitas vezes os condôminos, nas assembleias, não entendendo o objetivo da previsão orçamentária, fazem críticas pontuais aos valores constantes da previsão, desviando o foco que é se mantem o valor da taxa condominial mensal, se aumenta e quanto aumenta. A discussão sobre medidas para diminuir as despesas não é a finalidade desse item. Se o condomínio gastar menos do que foi previsto, melhor, aumentará o caixa, o valor constante da taxa ordinária. A previsão orçamentária de que trata o Código Civil, é relativa às despesas ordinárias, destinadas à manutenção do condomínio. É a denominada comumente taxa condominial, ou “condomínio”, que não precisa ser dos doze meses vindouros, pois pode haver previsão somente para três ou seis meses, dependendo da situação de cada condomínio. Não é sobre o rateio das despesas extraordinárias. Em raros casos, há sobra de verba. Às vezes porque taxas condominiais de um condômino em atraso entraram para o caixa do condomínio em virtude de leilão de uma unidade, por exemplo, e existe a possibilidade de baixar um pouco o valor do rateio. Nessa situação, não é preciso aprovação em assembleia, porque é óbvio que os condôminos não protestarão e não causará prejuízo algum a ninguém. Ao contrário.
– LOCAL – locar uma sala fora do condomínio para realização da assembleia, com duração de tempo determinada. Nos condomínios as assembleias em geral são realizadas no salão de festas que tem eco, o som é horrível, principalmente quando todos falam ao mesmo tempo. Os condôminos chegam do trabalho, jantam e descem para conversar e não para discutir e decidir assuntos do condomínio. Transforma-se numa reunião social. Pior para o representante da administradora do condomínio, que trabalhou o dia todo e terá que ficar até muito tarde. Existem muitas salas com preço razoável para locação, com cadeiras, mesa, equipamento de projeção e que tornam a reunião mais profissional.
– TEMPO – preferencialmente, incluir nas convocações tempo para exposição do assunto e tempo para os debates. Cinco minutos por pessoa é suficiente. É lógico que não será respeitado, mas ajudará o presidente da assembleia a colocar os assuntos logo em votação.
– PRESIDÊNCIA – escolher, para presidente da assembleia, um condômino que seja objetivo e controle o andamento dos trabalhos de forma a não deixar que as discussões fiquem intermináveis. E que, após debates, coloque logo o assunto em votação, porque muitos deixam a conversa se alongar em demasia e nada de encerrar a discussão e partir para a votação.
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